Ofis taşırken kurum içi görevleri nakliye işlerinden ayırmak
Ofiste masalar sökülebilir, fakat sunucunun kapatılması veya arşivin devri farklı sorumlular gerektirir. Ofis taşıma görev paylaşımı, nakliye işiyle kurumun bilgi ve operasyon işlerini ayırmalıdır. Her bölümün sahibi belli olduğunda hassas kararlar taşıma sabahına kalmaz.
Bilgi işlem görevlerini kurum içinde tanımlayın
Yedekleme, cihaz kapatma ve yeniden devreye alma uygun yetkililerin işidir. Kabloların ve ekipmanın hangi masaya ait olduğu kaydedilebilir. Parolaları veya kişisel bilgileri koli üzerine yazmayın. Nakliye hizmetini veri güvenliği taahhüdüyle aynı saymayın. Teslimde kimin teknik kontrol yapacağı belli olsun.
Arşiv ile mobilya listesini ayrı tutun
Dosya kutuları bölüm kodlarıyla izlenebilir. İçeriğin gizlilik düzeyine göre erişim sorumlusu kurum tarafından belirlenmelidir. Masa, dolap ve rafların yeni konumu ayrıca yazılsın. Çalışma alanının hazır olmayan bölümleri önceden bildirilsin. Kurulum, teknik bağlantı ve tadilat işleri birbirinden ayrılmalıdır.
Bina yönetimiyle iki ayrı kayıt oluşturun
Araç girişi, servis asansörü ve çalışma saatleri çıkış ve varış için ayrı öğrenilir. Çekmeköy’de Mevlana Parkı, Taşdelen’de Şehit Kubilay Caddesi veya Alemdağ Kültür Merkezi çevresi yalnız adres referansıdır. Doping Nakliyat’a gerçek giriş ve kurum iletişim sorumlusunu iletin. Ofis taşıma görev paylaşımı, bu kayıtları ilgili bölüm sorumlularına bağlamalıdır.
Her işin sahibini yazın
Ofis taşıma görev paylaşımı dosyasını hazırlayıp Doping Nakliyat ile mobilya, kutu ve bina bilgilerini paylaşın. Kurumun teknik ve veri sorumluluklarını aynı dosyada ayrı başlıklarla gösterin.
Sorular ve cevaplar
Nakliye ekibi bilgisayarları kurar mı?
İstenen işin kapsamını ayrıca sorun. Bilgi işlem görevlerini kendiliğinden dahil saymayın.
Arşiv kutusunda dosya adları yazmalı mı?
Gereksiz özel bilgi yayınlamayın. Kurumunuzun erişim ve etiket düzenini kullanın.
Her bölüm ayrı talimat verebilir mi?
Bölüm bilgileri toplanabilir. Güncel kararlar tek kurum sorumlusunda birleşmelidir.
İş duruşu ne kadar sürer?
Sabit süre bu bilgilerle verilemez. Teknik hazırlık ve yerleşim takvimini kurumunuzla belirleyin.
Yeni ofis hazır değilse ne bildirilir?
Kullanılabilir alan ve teslim zamanı açıklanmalıdır. Planı değişiklikle birlikte güncelleyin.
Teslimi kim kontrol etmeli?
Envanter ve yerleşimi bilen yetkili kişi bulunmalıdır. Teknik kontroller ilgili uzmanlara bırakılır.