Ofis Taşıma
Çalışma masalarının, arşivlerin ve elektronik ekipmanların yeni ofiste nereye gideceği belli olduğunda taşıma daha anlaşılır ilerler. Doping Nakliyat ile eşya envanterini, bina kurallarını ve mobilya kurulumunu görüşün. Kurumunuzun bilgi işlem ve teknik ekiplerinin yapacağı işleri, nakliye kapsamındaki işlerden ayrı belirleyin.
Çalışma alanını eşya listesine dönüştürün
Bir ofiste masa sayısı kadar masaların nasıl kullanıldığı da önemlidir. Paylaşımlı dolaplar, toplantı odası, arşiv ve mutfak bölümü aynı listede kaybolmamalıdır. Çalışma alanlarını bölüm veya oda koduyla ayırın. Her grupta taşınacak mobilyaları, kolileri ve ekipmanları belirtin. Yeni adrese gitmeyecek parçaları da işaretleyin. Böylece yükleme hazırlığı gereksiz eşya üzerinden kurulmaz.
Envanterde bir masa takımını genel bir adla geçmek yerine parçalarını açıklayın. Keson, etajer veya sökülecek bağlantılı üniteler varsa fotoğraf ekleyin. Büyük toplantı masasının ölçüsü ve yapısı ayrı önem taşır. Ofis sahibi ya da kurum içindeki sorumlu kişi listeyi tamamladıktan sonra değişiklikleri tek kanaldan iletsin. Farklı çalışanlardan gelen birbirini tutmayan bilgiler hazırlığı zorlaştırır.
Etiketler yeni ofisteki yeri anlatmalı
Ofis taşıma hazırlığında kutunun içinde ne olduğu kadar nereye bırakılacağı da bilinmelidir. Çalışan adı kullanmak zorunda değilsiniz. Kurumunuzun tercihine göre bölüm ve masa kodu belirleyebilirsiniz. Aynı çalışma noktasına ait monitör, kutu ve masa parçaları ortak kodla eşleştirilebilir. Etiketleri yalnız koli üzerine değil, uygun koruma üzerinden diğer parçalara da uygulayın.
Yeni binanın odalarını önceden aynı kodlarla işaretleyin. Bu düzen, ekipmanların koridorda yeniden ayrılmasına duyulan ihtiyacı azaltır. Kurumsal gizlilik açısından hassas içerikleri dış etikete açıkça yazmanız gerekmez. Taşıma ekibinin bilmesi gereken yerleşim bilgisini verin. Dosyaların içeriği, erişim yetkileri ve kurum içi sınıflandırmalar kendi sorumlu çalışanlarınızın kontrolünde kalmalıdır.
Arşiv kolileriyle günlük kullanılacak dosyaları ayırın
Taşınma sonrası ilk gün lazım olacak evrakı uzun süre açılmayacak arşivle karıştırmayın. Günlük iş için gerekli dosyaları ayrı bir grupta tutun. Ağır evrak kolilerini taşınabilir boyutlarda hazırlayın. Dolap içindeki belgelerin paketlenmesi talep ediliyorsa bunu kapsam görüşmesinde belirtin. Hazır kutuların teslim alınması ile arşivin baştan düzenlenmesi aynı hizmet değildir.
Özel erişim gerektiren evraklar için kurumunuz bir teslim sorumlusu belirleyebilir. Kutu sayısını ve teslim alan kişiyi takip edeceğiniz yöntemi önceden seçin. Nakliye, kurumun belge saklama veya gizlilik politikasını kendiliğinden oluşturmaz. Bu kurallar şirketiniz tarafından belirlenmelidir. Yalnız taşıma sürecinde uygulanacak paket ve teslim düzenini birlikte konuşuruz.
Bilgi işlem hazırlığı ile cihaz taşımayı ayrı planlayın
Bilgisayar, yazıcı ve diğer cihazların taşınacak olması, veri yedekleme ve ağ kurulumunun nakliye kapsamında olduğu anlamına gelmez. Kurumunuzdaki teknik sorumlu hangi cihazın ne zaman kapatılacağını belirlemelidir. Kablolar ile bağlı aksesuarları ekipman koduyla eşleştirin. Cihazın mevcut bağlantı düzenini kaydetmek, yeni adreste sorumlu çalışanların işini kolaylaştırabilir.
Özel ambalaj veya üretici talimatı bulunan ekipmanı listeye ayrıca ekleyin. Sunucu, özel baskı cihazı veya hassas bir sistem varsa bunu sıradan masaüstü bilgisayar gibi değerlendirmeyin. Ölçü, ağırlık ve hazırlık bilgisi paylaşılmadan standart taşıma kapsamı varsayılmaz. Verilerin yedeklenmesi, kullanıcı hesapları ve yeni ofisteki teknik devreye alma işleri kurumunuzun yetkilileri tarafından ayrıca yürütülmelidir.
Yeni yerleşim planı, mobilya kurulumunu yönlendirir
Taşınmadan önce yeni ofiste hangi bölümün hangi odada çalışacağını belirleyin. Masa gruplarının ölçülerini yeni alanla karşılaştırın. Önceden birleştirilmiş mobilyalar farklı bir odada aynı yerleşimi sağlamayabilir. Söküm ve yeniden kurulum talebini parça listesine bağlayın. İlave mobilya değişimi veya duvar sabitleme gibi işler için görüşmede kapsamı ayrıca açıklayın.
Kurulum tamamlandıktan sonra çalışma alanının kullanılabilmesi başka hazırlıklara da bağlıdır. Elektrik prizleri, ağ noktaları ve bina içindeki teknik düzen kurumunuz tarafından kontrol edilmelidir. Taşıma ekibine verilecek yerleşim çizimi sade ve okunaklı olsun. Koridoru açık bırakmak gereken noktaları belirtin. Son anda bütün yerleri değiştirmek, aynı mobilyaların tekrar hareket ettirilmesini gerektirebilir.
Bina yönetiminin kurallarını iş takviminizle eşleştirin
Ofislerde giriş kaydı, servis kapısı, yük asansörü veya taşıma saati gibi kurallar bulunabilir. Çıkış ve yeni adresin yönetiminden bu bilgileri ayrı ayrı alın. Aracın yaklaşacağı nokta ile ofis arasındaki güzergâhı tarif edin. Kullanılabilecek asansörün ölçülerini paylaşın. Yönetimden izin alınması gereken bir iş varsa kimin takip edeceğini önceden belirleyin.
İş akışını sürdürmek için bazı bölümleri farklı zamanlarda taşımanız gerekebilir. Bu talebi envanterle birlikte görüşün. Akşam veya hafta sonu taşımanın kendiliğinden uygun olduğunu varsaymayın. Binanın kuralları ve firma planlaması birlikte değerlendirilmelidir. Kurumunuzun kullanabileceği hazırlık ve teslim takvimini bölüm bazında belirleyin. Taşıma sırasında çalışması gereken ekiplerin hangi alana ihtiyaç duyacağını da önceden açıklayın.
İstanbul içindeki ofis adresi için bina bilgisi alın
Çekmeköy merkezinden değerlendirilen taleplerde ilçe adı tek başına yeterli değildir. Yamanevler’de Canpark çevresindeki bir adresin kullanım koşulları, Şerifali’deki başka bir ofisle aynı olmayabilir. Ataşehir’de Metropol İstanbul çevresindeki bir binada da doğru giriş ve yönetim bilgisi ayrıca gerekir. Bilinen noktalar adres tarifine yardımcı olur, bina izninin yerine geçmez.
Aynı binanın bir katından diğerine geçiş de kendi hazırlığını gerektirir. Hangi parçaların dolu veya boş taşınacağına, kullanılacak geçişe ve kurulum ihtiyacına bakılır. Yeni ofis başka bir şehirdeyse yolculuk ve teslim günü ayrıca planlanır. Kısa mesafe olması, evrak düzeniyle elektronik ekipman hazırlığının önemsiz olduğu anlamına gelmez.
Teslimi bölüm bazında kontrol edin
Yeni ofiste paketleri ve büyük mobilyaları envanterdeki gruplarla karşılaştırın. Kurulum için konuşulan masaları ve dolapları sorumlu çalışanla birlikte gözden geçirin. Bir parçanın yeri veya teslim alan kişi değişirse iletişimde net olun. Teknik çalıştırma kontrolüyle fiziksel teslim kontrolünü birbirinden ayırın. Ağın çalışması, cihazların yalnız taşınmış olmasından farklı bir konudur.
Teklif talebinde bölüm listesini, yaklaşık koli sayısını, bina koşullarını ve tercih edilen tarihi iletin. Doping Nakliyat ile görüşmede paketleme, söküm ve kurulum işlerinin hangilerinin istendiğini belirtin. Sonraki adım, bu bilgiler üzerinden taşıma kapsamı ve zaman planını netleştirmektir. Form otomatik bir iş kesintisi garantisi veya kesin fiyat üretmez.
Taşıma talebinizin ayrıntılarını iletin.
Eşya listenizi, iki adresin koşullarını ve istediğiniz tarihi paylaşın. Yapılacak işleri bu bilgiler üzerinden netleştirelim.
Eşyaya göre kapsam. Paketleme, söküm, kurulum veya depolama ihtiyacınız aynı talepte değerlendirilebilir.
Adresinize göre hazırlık. Kat, asansör ve bina girişi bilgileri taşınma yöntemini etkiler.
Ofis Taşıma hakkında sorularınız.
Hazırlık ve hizmet kapsamıyla ilgili ayrıntıları inceleyin.
Ofisteki bilgisayarların bağlantılarını da nakliye ekibi yapar mı?
Veri yedekleme, ağ bağlantısı ve teknik devreye alma işlerini kurumunuzun sorumlularıyla planlayın. Cihaz taşınması ile bilgi işlem hizmeti farklı kapsamlardır. Taşınacak donanımı ve ambalaj ihtiyacını listede ayrıca belirtin.
Masa ve dolaplar yeni ofiste kurulacak mı?
Söküm ve kurulum talebinizi mobilya listesine ekleyin. Hangi parçanın yeniden kurulacağı görüşmede belirlenir. Yerleşim değişikliği, duvar sabitleme veya ilave ustalık işleri için ayrıca kapsam konuşulmalıdır.
Arşiv dosyalarını nasıl hazırlamalıyız?
Günlük kullanılacak evrakı uzun süre açılmayacak arşivden ayırın. Kolilere kurumunuzun belirlediği bölüm veya oda kodunu yazın. Gizli dosyalar için yetki ve teslim düzenini kurumunuz belirlemelidir.
Hafta sonu veya akşam taşınabilir miyiz?
Tercih ettiğiniz zamanı talepte belirtin. Bina yönetiminin izin verdiği saatler ve firma planlaması birlikte değerlendirilir. Formda tarih belirtmek bu zamanın kesin olarak ayrıldığı anlamına gelmez.
Ofisin bir kısmını önce taşıtabilir miyiz?
Bölümlere ayrılmış taşıma talebini eşya listesiyle paylaşabilirsiniz. Araç ve kurulum hazırlığının buna göre görüşülmesi gerekir. Her aşamada teslim edilecek parçalar ve yeni ofisteki yerleri açık olmalıdır.
Ofis taşıma fiyatı hangi bilgilere göre görüşülür?
Envanter, paketleme, söküm ve kurulum ihtiyacı ile bina koşulları birlikte ele alınır. Kullanım saatleri, güzergâh ve bölümlü teslim talebi de hazırlığı etkileyebilir. Yalnız çalışan sayısıyla kesin fiyat belirlenmez.
Yeni ofisiniz için hazırlığı netleştirelim.
Bölüm envanterini, bina kullanım saatlerini ve yerleşim planını paylaşın. Mobilya, dosya ve ekipman taşıma kapsamını görüşelim.